Aurora: gestão completa para empresas de eventos

Abertura

O case que não voltou

Toda empresa de eventos conhece essa cena. Trinta cases saíram do galpão. Vinte e nove voltaram. E ninguém sabe dizer qual ficou, nem onde.

A escala vive numa planilha. O recibo do freelancer chega por WhatsApp. O cronograma está na cabeça de uma pessoa só. Funciona, até o dia em que dois eventos caem na mesma semana.

A solução

Um sistema só, para a empresa inteira

Esta é a Aurora. Um sistema só, para a empresa inteira. Eventos, ordens de serviço, equipe, equipamentos, logística, dinheiro e documentos, no mesmo lugar. E cada pessoa da equipe vê exatamente o que o papel dela precisa.

A seguir, um dia na Aurora Eventos, do planejamento da manhã ao fechamento do caixa. Oito papéis, uma operação.

Acesso

Cada pessoa entra com o próprio login

Só existe usuário se a administradora cadastrar: não tem cadastro aberto nem convite por e-mail. Para quem mexe com dinheiro e com dados pessoais (administração, financeiro e RH), a autenticação em duas etapas é obrigatória: além da senha, o código do aplicativo autenticador. Errou o código cinco vezes? A conta bloqueia por quinze minutos.

No primeiro acesso, o próprio sistema mostra o QR para cadastrar o aplicativo autenticador.

8h · Gestora de Eventos

Planejar, escalar e remarcar sem retrabalho

Oito da manhã. Marina é a gestora de eventos. Ela abre o dia pelo dashboard: quantos eventos estão ativos, quantas ordens de serviço abertas, o que está em aberto no financeiro e quais verbas esperam decisão. O gráfico de orçado contra realizado mostra na hora qual evento estourou.

Criar um evento leva um minuto: cliente, tipo, datas, local e orçamento. Tudo que é categoria vem de listas que a própria empresa define, então ninguém digita "corporativo" de três jeitos diferentes. O evento nasce numerado, e esse número segue em toda OS, despesa e recibo.

Na ficha do evento fica a escala. Se alguém tenta escalar um técnico que já está em outro evento no mesmo período, o sistema barra na hora, dizendo em qual evento ele está e quando. Não é aviso: é o banco de dados impedindo. O mesmo vale para veículos. Cada veículo do evento tem condutor e auxiliar, e eles entram na escala automaticamente.

O cronograma segue as etapas reais da operação: saída do galpão, carregamento, transporte, montagem, o dia do evento, desmontagem e retorno. Dá para copiar de um evento parecido e só ajustar as datas. Etapas de transporte trazem a estimativa de viagem. Os checklists de encerramento ficam ali desde o começo: o evento só pode ser concluído quando a documentação fiscal estiver completa.

Para saber acesso ao local, restrições técnicas e o contato do dia, a gestora monta um formulário a partir de um modelo e gera um link. O cliente responde pelo celular, sem login, com o aviso de privacidade no rodapé, e a resposta volta estruturada e ligada ao evento.

Quando o cliente muda a data, escala, veículos e cronograma se deslocam juntos, numa operação só. Se algum deslocamento criar conflito, nada é alterado e o sistema diz o motivo.

9h30 · Produção

Equipamento reservado, cronograma e logística

Rafael é da produção. O trabalho dele começa na ordem de serviço: é nela que o equipamento do evento é reservado. Ao escolher um item, ele vê quantas unidades estão livres naquele período e quem já reservou o resto. Kits montados pela empresa entram de uma vez. Nada é alocado acima do que existe.

O inventário responde a pergunta que abre essa história: onde está cada coisa. Para cada item, quantas unidades estão em evento, quantas em manutenção, quantas voltando e quantas livres agora. Equipamentos caros têm número de série e histórico individual. Cada unidade ganha uma etiqueta com QR, impressa direto do navegador, e é essa etiqueta que a equipe lê no local do evento.

No cronograma geral, a produção vê a semana inteira: etapas de todos os eventos, hospedagens e o que está em curso. Filtrando por um veículo ou uma pessoa, aparece só a agenda daquele recurso.

Logística de gente também: hospedagem com os hóspedes puxados direto da escala do evento, seguro viagem com a apólice anexada e o carro alugado com quem dirige, retirada, devolução e o voucher guardado. Tudo ligado ao evento, então ninguém procura reserva em caixa de e-mail.

6h do dia do evento · Equipe de Produção

No celular, só a própria agenda

Seis da manhã do dia do evento. Carlos é técnico de som. O login dele é diferente de todos os outros: ele não vê cadastros, financeiro nem outros eventos. Só a própria agenda, com os eventos em que foi escalado e a função dele em cada um.

Dentro do evento está tudo que ele precisa: endereço com rota, os contatos do dia com ligação e WhatsApp num toque, o cronograma com a estimativa de viagem, quem mais está na equipe, o hotel e o quarto, o seguro e o carro que ele vai dirigir. Cachê, orçamento e custos do evento não aparecem.

Na hora de carregar o caminhão, Carlos aponta o celular para a etiqueta de cada case. Cada leitura registra uma unidade e a barra do item avança. O sistema sabe sozinho se é saída ou retorno pela fase do evento. Se um QR está ilegível, existe o registro manual, mas ele exige justificativa, e ela fica gravada. Sem sinal no galpão ou no local, as leituras ficam no aparelho e sincronizam quando a rede volta.

No escritório, a produção vê cada leitura em tempo real: quem leu, quando e o que foi registrado manualmente, com a justificativa.

Dois dias depois · Produção

Só a conferência no galpão devolve ao estoque

O evento acabou e o caminhão voltou. Aqui está a regra que resolve o case perdido: o que a equipe leu no retorno não devolve nada ao estoque. Quem devolve é a conferência de chegada no galpão, item por item, com um veredito para cada unidade: volta para o estoque ou vai para manutenção.

O painel de LED que chegou com defeito já abre uma ordem de manutenção. Se faltou algo, a conferência só encerra com uma nota explicando o quê. No inventário, o item aparece como "aguardando chegada" até isso ser resolvido.

14h · Financeiro

Verbas, despesas, recibos e NF-e

Duas da tarde. Otávio é o financeiro e entra com autenticação em duas etapas, obrigatória para quem mexe em dinheiro e dados pessoais. Na fila dele, uma verba pedida pela produção: itens previstos por categoria, total e justificativa. Ele aprova, e quem pediu recebe a notificação. As despesas chegam numeradas, ligadas ao evento ou à OS, com o comprovante anexado e o cartão que pagou.

Cartões corporativos entram só com os quatro últimos dígitos, e cada cartão mostra as despesas e verbas que passaram por ele.

O recibo de freelancer nasce da escala: função, período, diárias, impostos retidos e o líquido calculados pelo sistema. Ao gerar, os dados fiscais do prestador são congelados naquele momento, então o documento não muda mesmo que o cadastro mude. O sistema acompanha os status até Pago, e o recibo sai pronto para imprimir ou salvar em PDF. Ver os dados bancários congelados exige um motivo, e o motivo fica registrado.

Para a nota fiscal, o financeiro registra a solicitação e monta o manifesto de carga direto da alocação da OS, sem redigitar; a emissão da nota acontece fora do sistema. Os relatórios financeiros e de recibos saem por período, com resumo, exportação em CSV que abre no Excel e histórico de tudo que já foi gerado.

16h · RH

Dados das pessoas protegidos

Quatro da tarde. Camila é do RH e cuida do cadastro de colaboradores e freelancers. Dados pessoais e bancários ficam cifrados e sempre mascarados na tela. Para ver um CPF, ela informa o motivo, e essa consulta fica na trilha de acesso: o sistema registra quem viu, não só quem editou. Cada pessoa pode receber um link de calendário para acompanhar a própria escala no celular, sem login.

Migrar a planilha antiga é um upload: o sistema sugere o mapeamento das colunas, mostra os erros linha a linha antes de gravar e importa o resto. Para atender a LGPD, existe anonimização do cadastro que preserva os recibos já emitidos. O sistema só recusa quando a pessoa ainda tem compromisso futuro, e diz quais.

18h · Administradora

Usuários, papéis, marca e API

Seis da tarde. Beatriz é a administradora. Só ela cria usuários e define papéis. Um novo técnico entra assim: nome, e-mail, papel Equipe de Produção e a pessoa do cadastro a que esse login pertence. A senha inicial é gerada e mostrada uma única vez. Mudar o papel de alguém derruba as sessões dele na hora. Desativar mantém o histórico e corta o acesso.

A pessoa do cadastro é quem esse login é na operação: o login é o acesso (senha, 2FA e sessões); a pessoa é quem o RH cadastra e a gestora escala. Com o vínculo, a agenda do celular mostra só os eventos em que essa pessoa está escalada. O vínculo é obrigatório para a Equipe de Produção e opcional para Produção e Gerente de Produção.

O sistema veste a marca da empresa: nome, sigla e cor, mudando ao vivo. As listas que alimentam todos os campos de escolha são da empresa: categorias de despesa, tipos de evento, funções de equipe, marcas de equipamento. Para integrar com outros sistemas, há chaves de API de leitura, com modo de teste e limite de uso.

Governança

Tudo deixa rastro, e ninguém sobrescreve ninguém

Tudo que acontece deixa rastro: quem mudou o quê, quando, com o antes e o depois de cada campo. Até a consulta de um CPF aparece, com o motivo informado. A trilha não pode ser editada nem apagada.

Quando alguém está editando um registro, os outros veem quem é e desde quando, e podem entrar na fila. Quando a pessoa termina, o próximo é avisado na hora. Pessoas diferentes editam registros diferentes ao mesmo tempo; o mesmo registro, uma por vez.

No dia a dia

Detalhes que fazem diferença

Ctrl K abre a busca global: eventos, ordens de serviço, clientes, agências, pessoas, fornecedores e itens do inventário, numa busca só. Toda referência tem link: o nome do cliente abre o cadastro num popup, sem sair da tela. Os avisos chegam em tempo real, sem recarregar a página. E toda tela funciona no celular: a tabela vira uma lista de cartões, sem rolagem para o lado.

Segurança

Um ambiente por cliente

A Aurora não é um sistema compartilhado. Cada empresa roda num ambiente só dela, com aplicativo, API, banco de dados e anexos exclusivos, isolados de qualquer outra.

As proteções se somam: isolamento forçado no próprio banco, dados sensíveis cifrados, autenticação em duas etapas, trilha de auditoria que ninguém edita nem apaga, anexos conferidos antes de entrar, chaves de API só de leitura e bloqueio de edição por registro.

Permissões

Quem vê o quê

Tudo respeita o papel de cada um. A equipe de produção só enxerga a própria agenda e a conferência dos seus eventos: nada de cachê, orçamento ou cadastro. Dado sensível, como CPF e dados bancários, só é revelado por quem precisa, e sempre com o motivo registrado.

Um dia, oito papéis. A gestora planeja e escala. A produção reserva, confere e cuida da logística. O gerente de produção faz o mesmo e ainda acompanha os logs. A equipe em campo vê só a própria agenda e lê etiquetas. O financeiro aprova, paga e documenta. O RH protege os dados das pessoas. A administradora governa usuários, marca e auditoria. E quem só precisa consultar tem o papel Leitura, sem risco de alterar nada.

Fechamento

Trinta saíram, trinta voltaram

Com cada unidade etiquetada, lida na saída e conferida na chegada ao galpão, os trinta cases voltam. E se algum faltar, o sistema mostra qual é, em que evento ele estava e quem leu a etiqueta por último.

Cada cliente recebe o próprio ambiente, com banco de dados exclusivo e os dados da empresa isolados de qualquer outra. Sem planos por usuário, sem surpresa na fatura.